ŞİRKETİMİZİN KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

ÜNLÜ PETROL ÜRÜNLERİ TARIM ZİRAİ ALET İNŞAAT SANAYİ VE TİC. LTD. ŞTİ.  KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

MADDE 1- AMAÇ

Kişisel verileri saklama ve imha politikası Ünlü Petrol Ürünleri Tarım Zirai Alet İnşaat Sanayi ve Tic. Ltd. Şti. tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

MADDE 2- KAPSAM

Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, stajyerlere, ürün ve hizmet alanlara, potansiyel müşterilere,taklara, ziyaretçilere, tedarikçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır.

Şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıttamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.

MADDE 3- TANIMLAR

Alıcı grubu                                         : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık rıza                                             : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Anonim Hale Getirme                         : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan                                               : Şirket personeli

Elektroniktam                                : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiğitamlar

Elektronik olmayantam                  : Elektroniktamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görselvb. diğertamlar

Hizmet sağlayıcı                                  : Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

İlgili kişi                                             : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İlgili kullanıcı                                     :Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusuganizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha                                                   : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun                                                : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kayıttamı                                       : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlütam

Kişisel veri                                          : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel veri işleme envanteri                :Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel verilerin işlenmesi                    : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kurul                                                  : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel nitelikli kişisel veri                      : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik imha                                   : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamınıntadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi

Politika                                               : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Şirket                                                  : Ünlü Petrol Ürünleri Tarım Zirai Alet İnşaat Sanayi ve Tic.                                                                 Ltd. Şti.

Veri işleyen                                         : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri kayıt sistemi                                : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

Veri sorumlusu                                   : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

Veri sorumluları sicil bilgi sistemi       : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi

VERBİS                                              : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik                                         : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER

Şirketin tüm çalışanları ve birimleri; kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO: 1’de gösterilmiştir.

MADDE 5- KAYITTAMLARI

Kişisel veriler, şirket tarafından EK TABLO: 2’de listelenentamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza edilir.

MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Şirkette, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar ve kanun ile ilgili mevzuat kapsamında muhafaza edilir. Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler şunlardır:

• Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
• Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması
• Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması
• Kişisel verilerin şirketin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması
• Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
• Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması

MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI

Şirket aşağıdakiler dahil olmak ancak bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:

• İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek
• Kurumsal iletişimi sağlamak
• Şirket güvenliğini sağlamak
• İstatistiksel çalışmalar yapabilmek
• İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak
• Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak
• Yasal raporlamalar yapmak
• Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek
• İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek
• Şirket hukuk işlerinin icrası/takibini yapmak

MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen şirket tarafından silinir ya da yok edilir:

• Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması
• Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacıntadan kalkması
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması
• Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması

MADDE 9- TEKNİK TEDBİRLER

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıdadır:

• Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar
• Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür
• Verilerin şirket dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar
• Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar
• Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar
• Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır
• Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijitaltam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur

MADDE 10- İDARİ TEDBİRLER

Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıdadır:

• Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
• Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
• Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
• Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucundataya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

MADDE 11 - KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

            a. Aydınlatma yükümlülüğümüz kapsamında Kişisel Veri Sahibi'ni bilgilendirmekte ve bu bilgilendirmeye ilişkin sistem ve alt yapılar kurmaktayız. Kişisel Veri Sahibi'nin kişisel verilerinize ilişkin haklarını kullanması için gerekli olan teknik ve idari düzenlemeleri yapmaktayız.

            b. Kişisel Veri Sahibi kişisel verileri üzerinde;

* Kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme,

* Kişisel veriler işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

* Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

* Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

* Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

* Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerintadan kalkması halinde kişisel verilerin * silinmesini veya yok edilmesini isteme,

* Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

* Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, 

* İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucuntaya çıkmasına itiraz etme,

haklarına sahiptir.

            c. Kişisel verilere ilişkin hakların kullanılması

Kişisel Veri Sahibi, kişisel verileri ile ilgili talebini Kişisel Verileri Koruma Kurul'unun varsa belirlediği yöntem ile veya Karaağaçlı Mahallesi Bursa Surat Yolu Küme Evleri (Küme Evleri)  No: 2  Şehzadeler/Manisa Şehzadeler / MANİSA adresine şahsen başvurarak, noter vasıtasıyla tebligat veya kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla kişisel veri sorumlusuna başvuru yapma hakkına sahiptir.

Kişisel Veri Sahibi yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı başvuruda; talep edilen hususun açık ve anlaşılır olması, talep edilen konunun başvuranın şahsı ile ilgili olmasına dikkat etmelidir. Bir başkası adına hareket ediliyor ise bu konuda özel olarak yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi, ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğini tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Söz konusu talepler bireysel olarak yapılacak olup yetkisiz üçüncü kişilerin kişisel veriler ile ilgili yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

            d. Başvurunun cevaplandırılma süresi

Kişisel verilere ilişkin talepler, niteliğine göre en kısa sürede ama en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvuru sırasında veya başvuru değerlendirilirken ek bilgi ve belge talep edilmesi söz konusu olabilecektir.

            e. Başvurunun reddedilmesi:

Kişisel veriler ile ilgili başvurular;

* Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi, 


* Kişisel verilerin özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,

* Kişisel Veri Sahibi tarafından alenileştiren kişisel verilerin işlenmesi,

* Başvurunun haklı bir nedene dayanmaması,

* Başvurunun ilgili mevzuata aykırı bir istem içermesi,

* Başvuru usulüne uyulmaması,

hallerinde gerekçelendirilerek reddedilir.

            f. Başvurunun değerlendirilme usulü

İşbu Politika'nın 11.2.1 maddesinde belirtilen cevaplandırma süresinin başlayabilmesi için yapılan taleplerin yazılı ve ıslak imzalı, noter vasıtasıyla tebligat veya kayıtlı elektronik posta (KEP) üzerinden gönderilmesi veya KVK Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle başvuranın kimliğinin tevsik edici bilgi ve belgelerle göndermeniz gerekmektedir.

Talep kabul edilir ise ilgili işlem uygulanır ve yazılı veya elektroniktamda bildirim yapılır. Talebin reddi halinde ise, gerekçesi açıklanarak yazılı veya elektroniktamda başvuru sahibine bildirilir.

            g. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na olan şikayet hakkı

Başvurunun reddedilmesi, verdiğimiz cevabı yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hallerinde; başvuru sahibinin cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içerisinde KVK Kurulu'na şikayette bulunma hakkı bulunmaktadır.

MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.

MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler EK TABLO: 4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.

MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.

MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektroniktamda olmak üzere iki farklıtamda yayımlanır, internet sayfasında kamuoyuna ilan edilir. Basılı kâğıt nüshası şirket bünyesinde saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir.

MADDE 16- YÜRÜRLÜK

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.

EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları

EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri

EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri

EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu